Vijf tips voor communicatie bij verandertrajecten

Helder en eenduidig communiceren is een must bij elke organisatorische verandering. Zeker als deze verandering een grote impact heeft op het dagelijkse leren en werken van meer dan duizend leerlingen en medewerkers en je voortdurend de ogen van de buitenwereld op je gericht voelt. Hanneke van de Velde, communicatieadviseur bij het Alfa-college, ging met haar school een groot samenwerkingsverband aan met collega-ROC Noorderpoort en geeft – al terugblikkend – enkele tips.

Voor een goede beroepsopleiding zijn investeringen nodig in praktijkruimten en apparatuur. Een nauwe samenwerking met het bedrijfsleven. En bovenal voldoende leerlingen. Aan deze voorwaarden is moeilijk te voldoen als twee onderwijsinstellingen in één en dezelfde stad uit dezelfde ruif eten. Dit beseften ook het Alfa-college en het Noorderpoort. De ROC’s zochten elkaar op om te kijken hoe zij hun opleidingenaanbod doelmatiger konden inrichten. De oplossing: een bundeling van techniekopleidingen. Het Alfa-college kreeg de bouwopleidingen; het Noorderpoort de motorvoertuigenopleidingen. Een dubbele Groningse ‘verhuizing’ die de verschraling tegen ging, maar wel een waarbij meer dan duizend mensen betrokken waren…

Hanneke van de Velde was als beleidsmedewerker/adviseur Marketing, Communicatie en Voorlichting nauw betrokken bij bovenstaande bundeling. Wat zijn haar tips?

 

Tip 1: Ga gelijk met elkaar aan tafel zitten
‘Een dergelijke verhuizing van opleidingen vraagt om een minutieuze afstemming tussen beide onderwijsinstellingen. De grootste zorg daarbij is om allereerst alle betrokken medewerkers, leerlingen en hun ouders te informeren. Die willen niet in de krant lezen wat er gebeurt. Dat was nog niet zo gemakkelijk geregeld, want de betrokkenen zijn verdeeld over twee scholen. Dit is een kleine wereld: sommige van onze medewerkers zijn getrouwd met medewerkers van het Noorderpoort. Je wilt niet dat de een het wel weet en de ander niet.Vandaar dat de communicatieadviseurs van beide ROC’s vanaf het begin van het traject bij elkaar aan tafel zijn gaan zetten om de gehele operatie af te stemmen. Zo hebben we er onder meer voor gezorgd dat de voorlichtingsmomenten van het Alfa-college precies samenvielen met die van het Noorderpoort. Daarmee voorkom je ruis op de lijn.’


Tip 2: Zorg voor een heldere en complete rolverdeling
‘We moesten snel maar ook zorgvuldig werken. Er was gelukkig al een business case, waarin het gehele proces helder beschreven stond, inclusief een paragraaf over de communicatie. Die vormde de opmaat voor onze gezamenlijke communicatiekalender, waarin de communicatiemomenten voor de diverse doelgroepen staan. We benoemden doelstellingen en uitgangspunten en keken welke bestaande communicatiemiddelen ingezet konden worden. Vervolgens wisten we stap voor stap wat we moesten doen. We hebben echt aan alles gedacht. Kijk, als je een brief verstuurt, moet op moment van versturen wel de adressenlijst in orde zijn. In plannen wordt vaak vergeten hoeveel tijd dit kost. Het is even aanpoten, maar als je ook op tijd aan dergelijke logistieke kwesties denkt, voorkom je veel onnodige stress.’


Tip 3: Maak gebruik van bestaande middelen
‘Als je in een zeer kort tijdbestek een grote groep mensen wil bereiken, gebruik je beproefde kanalen. Je weet van die kanalen dat je daarmee de doelgroep bereikt. Dat is nog maar de vraag bij een nieuwe, speciaal voor de verandering in het leven geroepen nieuwsbrief of een ander communicatiemiddel. Bij ons werkt intranet goed,  bij het Noorderpoort het personeelsblad. Vandaar dat we die kanalen hebben gebruikt om de mensen te informeren. Let wel: de eerste communicatie met betrokkenen is persoonlijk. De managers hebben gelijk de teams bij elkaar geroepen om hen te informeren over de bundeling en de consequenties. Dit geeft ruimte voor emoties.’


Tip 4: Sta stil bij de juiste bewoordingen

‘De juiste woordkeuze is erg belangrijk voor de beeldvorming. We hebben het liever over “bundeling” en “versterking van de techniekopleidingen” dan over “uitruil”. Over wat nou de juiste woordkeuze is, hebben we samen met het Noorderpoort langdurig overlegd. Dit heeft ook geleid tot eenduidigheid: je ziet op de website en brochures van het Noorderpoort en die van ons dezelfde tekst staan. Dat versterkt het beeld dat we willen uitstralen. De bundeling kwam hier in het noorden ook niet als een klap aan. Men besefte dat dit een noodzakelijke stap was.’


Tip 5: Vertrouw elkaar

‘Dit klinkt als een open deur, maar scholen zien elkaar vaak alleen als concurrent. Terwijl het onderwijs en de arbeidsmarkt veel beter af zijn als de onderwijsinstellingen over hun eigen schaduw heen stappen. We hebben elkaar vanaf het begin recht in de ogen gekeken en waren ons ervan bewust dat we dit alleen tot een succes konden maken als we samen – in vertrouwen – zouden optrekken. Groot voordeel was dat we elkaar al goed kenden. Tussen Alfa-college en het Noorderpoort is op alle niveaus vertrouwen. De lijnen bleven kort en iedereen hield zich aan de vooraf bepaalde rolverdeling en afspraken. Hierdoor konden we allerlei acties heel snel uitzetten.’

  • Twitter
  • LinkedIn
  • Facebook
  • Pinterest
  • Delicious
  • StumbleUpon
  • Add to favorites
  • RSS
  • Email
  • Print

1 reactie

  1. Avatar van Jos Widdershoven

    He Olaf, mooi artikel. Heldere tips!

Reageer

Leuk dat je een reactie wilt achterlaten! Houd er wel rekening mee dat alle reacties eerst gecontroleerd worden.

XHTML: Je kunt de volgende tags gebruiken:: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>


+ een = 2